Aujourd’hui, on ne peut plus se passer d’internet et son importance ne cesse de s’accroître. Aussi, on constate une évolution constante dans le domaine de la communication et de l’informatique. Tout cela entraîne donc une grande manipulation de données personnelles par les entreprises. Le législateur européen a donc mis en place un nouveau règlement sur la protection des données. Cela permet ainsi d’éviter les abus et d’assurer la protection des données personnelles collectées et envoyées sur le web. Pour les entreprises, elles devront réaliser diverses démarches afin de se conformer au RGPD 2018. Pour leur faciliter la tâche, l’utilisation d’un logiciel RGPD est fortement recommandée.

Logiciel RGPD : pour la tenue du registre par le DPO

Mis en vigueur depuis le 25 mai 2018, le RGPD 2018 exige la tenue d’un registre des traitements. Ce dernier servira de preuve pour la conformité à la norme d’une entreprise. Pour aider toutes entités soumises au nouveau règlement, l’utilisation d’un logiciel RGPD est plus que nécessaire. Cette obligation de tenir un registre est notamment dédiée aux entreprises qui emploient plus de 250 personnes. Elle s’applique également aux établissements qui font des traitements non occasionnels ou encore des traitements relatifs à des données sensibles. Si le registre n’est pas correctement tenu, alors l’entreprise sera exposée à des sanctions sévères. Il est à la charge du DPO de tenir le registre des traitements de son entreprise. Pour qu’il ne fasse pas d’erreur et pour qu’il parvienne à cartographier les traitements, ce responsable doit se munir d’un logiciel spécifique. Pour trouver un logiciel RGPD fiable, et se renseigner davantage sur le RGPD, on peut consulter ce site : privacil-logiciel-rgpd.fr/.

Analyser aisément les données traitées

Le RGPD impose aux entreprises et aux organismes concernés de nombreuses obligations à respecter. Cependant, elles demandent autant de temps que d’attention. Pour réduire au maximum les divers risques réglementaires et sur les droits et libertés, il est plus qu’indispensable d’analyser avec soin les données traitées. Heureusement, on peut tout à fait faciliter l’analyse grâce à l’aide procurée par le logiciel RGPD. En choisissant un bon logiciel, on a la possibilité de bien gérer les droits et les demandes (oubli, opposition, accès, etc.) ainsi qu’ analyser les risques relatifs aux traitements. Chaque acteur qui participe de près ou de loin au traitement de données sera donc informé de l’importance de la protection des données. Il se peut en effet que certains acteurs ne disposent pas de connaissance suffisante dans ce domaine. Avec l’appui du DPO et du logiciel RGPD, ils pourront enfin tout comprendre et ainsi participer dans différentes actions comme la prise de décision technique.

Gestion optimisée des informations pour l’autorité de contrôle

Si jamais il y a violation des données personnelles, il est dans le devoir du responsable de traitement d’aviser l’autorité de contrôle. Cela doit se faire dans les plus brefs délais et ce, sans dépasser les 72 heures. En utilisant un bon logiciel RGPD, il devient plus facile de gérer les informations à envoyer suite à un module spécifique. Il s’agit d’un système de notification qui avertit en cas de failles de sécurité. On peut dire, que l’efficacité du logiciel dépend uniquement du choix du programme. En optant pour celui qui est muni de toutes les fonctionnalités, une entreprise n’aura aucun mal à se conformer au RGPD 2018. Il faut tout de même noter que l’utilisation de ce programme doit être précédée de la désignation d’un DPO. Ce responsable a pour rôle d’assurer la gestion du RGPD et de la mise en conformité. Il renseignera ensuite tous les acteurs qui auront comme mission de l’aider dans toutes ses tâches au quotidien.