Actuellement, la signature électronique connaît de plus en plus de succès. En effet, elle consiste à apposer des signatures sur des documents à l’aide d’un terminal en ligne ou numérique. Il n’est donc plus nécessaire d’utiliser un stylo ou une feuille de papier. Elle est très utilisée dans la signature des contrats internationaux, la vente à distance, la communication interne dans les sociétés, etc. Pourquoi la signature électronique s’est-elle démocratisée ces dernières années ? Pour y répondre, tels sont les avantages de cette nouvelle forme de signature.
Pour une meilleure sécurité
Avec l’avancée de la technologie, la signature électronique s’est développée et est devenue de plus en plus utilisée par les entreprises. La première raison de son succès est la sécurité. Comparée à la signature classique, elle est fiable et sécurisée. Et cela est expliqué par son procédé cryptographique asymétrique. Comme elle est composée d’une empreinte numérique du document original, il devient facile de détecter toutes éventuelles modifications qui y sont apportées. Un cachet d’inviolabilité, renforcée par un horodatage qualifié, assure également la protection de la signature électronique. Le document est ainsi scellé et doté d’une date universelle.
L’utilisation d’une signature électronique renforce la sécurisation des transactions. Pour l’obtenir, il est obligatoire de passer par de nombreux référents qui se rapportent aux données individuelles et des informations professionnelles et sociales du propriétaire. Il est donc impossible d’imiter une signature électronique. Au cas où il y aurait une tentative de fraude ou une activité inhabituelle, une alerte est émise. Pour signer électroniquement vos documents, voir ici.
Une option plus pratique
La signature électronique est appréciée pour sa praticité. Dans une entreprise, elle simplifie la communication en interne. Autrement dit, elle fluidifie les échanges entre les différentes hiérarchies, de la secrétaire au directeur de la société en passant le responsable financier. Par exemple, pour une société installée dans un grand immeuble, il n’est pas toujours facile de faire signer un procès-verbal. Grâce à la signature électronique, il n’est plus nécessaire de faire le tour des employés. Il suffit de faxer le document pour apposer la signature. Après quelques clics, les informations circulent.
Utiliser la signature électronique offre un gain de temps précieux. Grâce à un logiciel, il est possible de faire le suivi du document, et cela, en temps réel. Il suffit de visualiser un tableau de bord pour voir la situation du dossier. Une notification est émise au cas où un signataire oublierait de signer. Comparée à l’utilisation d’une signature simple, l’émetteur peut gagner plus de temps. Le délai d’envoi et de retour des documents est réduit.
La signature électronique offre plus de mobilité. Lors d’une conclusion de contrat, les employés ne sont plus obligés de porter plusieurs feuilles de papier. Il suffit de mettre tous les documents en ligne et de donner aux personnes concernées un accès au dossier virtuel. De plus, on n'est pas contraint de faire un déplacement pour obtenir la signature de tous les partis. Grâce à la signature électronique, la réunion peut s’effectuer à distance.
Une solution écologique et moins chère
Pour les entreprises contribuant à la protection de l’environnement, la signature électronique est une option avantageuse. Ce moyen permet de limiter les gaspillages de papiers. En effet, tous les équipements sont dématérialisés. Il n’est plus obligatoire de faire une impression des documents pour pouvoir les signer. De plus, on n'a pas besoin de créer de nombreux exemplaires pour les autres signataires. Un seul document numérique suffit pour conclure un contrat.
Passer par la signature électronique est une solution économique. La signature manuelle nécessite l’utilisation de nombreux outils notamment le papier, le stylo, l’encre et aussi la photocopieuse et l’imprimante. Ce qui peut avoir une conséquence lourde sur les dépenses annuelles de la société. En signant électroniquement, il est possible de réduire les frais en rapport à ces équipements et aussi ceux de l’archivage ainsi que l’acheminement des documents. Ce principe permet également de limiter les erreurs humaines. Ce qui est très avantageux pour maîtriser les risques financiers.
Une solution avantageuse pour la relation client et l’efficacité commerciale
À l’heure actuelle où la technologie connaît une grande évolution, de plus en plus d’entreprises proposent des services en ligne. Ce qui implique la dématérialisation des documents nécessaires à l’étape de contractualisation. Dans ce cas, la signature électronique pour les entreprises présente de multiples atouts, car elle permet d’améliorer la relation client et l’efficacité commerciale.
Grâce à cette solution, les clients ou les commerciaux ne sont plus obligés de se déplacer pour signer des contrats. Cela peut se faire en ligne. Ainsi, peu importe l’endroit où on se trouve, il suffit d’avoir une connexion internet pour conclure un marché. Toutes ces actions s’effectuent en un temps record. Les clients ne sont plus contraints d’attendre l’arrivée du livreur pour signer les bons de commande. Et les transactions se font instantanément. Grâce à la signature électronique, ils peuvent s’attendre à un service de qualité.