Pour utiliser une signature électronique, plusieurs conditions doivent être réunies. Elle suppose en effet l’obtention au préalable d’un certificat électronique dont le signataire en sera le titulaire. Il faut également avoir en sa possession un logiciel de signature électronique.
L’obtention du certificat électronique
Le certificat de signature électronique est le premier élément constitutif et l’outil le plus important pour pouvoir utiliser une signature électronique. Le certificat électronique est obtenu sur demande adressée à une autorité de certification certifiée ou à un prestataire de certificat de signature certifié. Il s’apparente à une véritable carte d’identité, propre à chaque titulaire et est joint à chaque signature électronique envoyée pour authentifier l’identité du signataire dans le cadre d’une procédure dématérialisée.
Bien que les signatures électroniques peuvent être faites et envoyées sans que le signataire ne se déplace physiquement, le certificat de signature électronique est remis en main propre et fait partie des outils de signature électronique les plus fiables.
Le logiciel de signature électronique
Une fois le certificat de signature électronique obtenu. Le titulaire est en droit de signer ses documents électroniquement mais encore faut-il posséder l’outil pour pouvoir apposer sa signature : un logiciel de signature électronique qui doit être installée sur un ordinateur afin d’avoir accès à la gestion documentaire, et signer les documents électroniquement.
Il existe plusieurs logiciels disponibles sur le marché avec des fonctionnalités différentes pour répondre au mieux aux besoins de chaque utilisateur. La plupart d’entre eux sont des outils permettant la création, la modification de documents mais aussi et surtout des outils de signature électronique. Vous pouvez alors choisir de sécuriser vos documents avec des mots de passe mais aussi les authentifier avec votre signature électronique. La signature numérique est une option disponible également pour les logiciels les plus performants.
Apposer sa signature électronique
Bien que les interfaces diffèrent d’un logiciel à l’autre, apposer sa signature électronique se fait principalement en deux étapes distinctes : la création d’une ligne de signature et son remplissage.
Pour créer une ligne de signature, il suffit de cliquer sur le bouton droit de la souris dans la zone de signature et cliquer ensuite sur remplir. Grâce à cet outil de signature électronique, le signataire peut choisir d’utiliser une signature par défaut avec son nom et prénom, dessiner sa signature ou encore insérer une image en guise de signature.