Parmi toute la gamme d’outils qui facilitent et accompagnent la transformation digitale des entreprises, la signature numérique s’impose comme une innovation incontournable. En effet, ce procédé vous permet d’optimiser l’ensemble des processus de votre société, depuis le département commercial jusqu’à celui des ressources humaines. En dématérialisant la signature de vos documents Word, vous contribuerez directement à la modernisation et à la croissance de votre organisation : mais comment faut-il procéder ?

Signature numérique : une étape incontournable de la transformation digitale

La signature électronique représente une solution fiable et durable pour toutes les entreprises, quel que soit leur domaine d’activité. En effet, ce procédé vous permet de dématérialiser l’authentification de tous vos documents officiels, qu’il s’agisse d’un contrat de vente, d’une facture, d’un devis ou même d’un contrat de travail. En adoptant un logiciel de signature numérique au sein de votre organisation, vous contribuerez donc à la productivité et aux performances de tous ses départements. Votre outil vous permettra de gagner du temps, de simplifier les transferts de documents avec vos collaborateurs et d’optimiser vos échanges commerciaux : mais comment bien le choisir ?

Signature numérique : l’exigence d’un logiciel de confiance

Pour que le procédé de la signature électronique contribue véritablement aux performances de votre organisation, il doit répondre à des exigences précises. En effet, l’utilisation de ce type d’outil est strictement encadrée par la loi. Des réglementations européennes et françaises certifient ainsi la valeur juridique de vos signatures digitales dès lors qu’elles respectent trois conditions essentielles : l’identification des signataires, le consentement authentique et la protection de l’intégrité de vos documents. C’est pourquoi vous devrez vous tourner vers des éditeurs de confiance lorsque vous choisirez votre logiciel de signature numérique : ces derniers devront bénéficier d’une certification officielle pour garantir la valeur légale de vos documents d’entreprise.

Signature numérique : pour quels types de documents Word ?

L’un des principaux atouts de la signature électronique réside dans sa validité juridique, qui lui confère la même valeur qu’une signature manuscrite. En dotant votre entreprise d’un logiciel spécialisé, vous pourrez donc apposer vos signatures digitales sur tous types de documents Word, du simple devis au contrat commercial. Le principe est simple : après avoir importé le document que vous souhaitez faire signer, celui-ci est converti en fichier PDF. Un système d’authentification permet au destinataire du fichier de confirmer son identité, puis de formaliser son consentement en ligne. Votre document vous revient ainsi signé, avant que vous puissiez le stocker dans la base de données de votre entreprise. Simple, mais aussi pratique, ce procédé vous permettra de réduire les coûts de fonctionnement de votre société tout en l’engageant dans la voie de la dématérialisation. Plus respectueuse de l’environnement, la signature digitale contribuera en outre à la démarche RSE (responsabilité sociétale des entreprises) de votre organisation !